políticas de inventarios:
La mayoría de las veces, el maximizar el nivel de servicio al cliente en términos de la disponibilidad de las diferentes referencias de producto es un objetivo en yuxtaposición con el de tratar de minimizar la inversión total en inventarios. ¿Qué hacer entonces? Este artículo pretende ofrecer una guía acerca del conjunto de consideraciones que es importante tener en cuenta a la hora de fijar una política de inventarios, así como las herramientas de investigación de operaciones aplicables durante este proceso de toma de decisiones. Sabemos que esta discusión le será de gran utilidad a usted y su negocio.
Un buen manejo o administración de un sistema de inventarios consiste, no solamente, en tener los productos en el momento y lugar requerido que permitan ofrecer el mayor nivel de servicio al cliente, sino también en lograr un equilibrio entre los costos de abastecimiento, de almacenamiento y de agotados. De esta manera, el objetivo de minimizar la sumatoria de los costos relacionados con la adquisición, mantenimiento de inventarios y procesamiento de los pedidos debe balancearse con el costo incurrido por la ocurrencia de agotados.
Consideraciones adicionales a la hora de establecer una política de inventarios en su empresa.
Sin embargo, el proceso no se detiene allí. Para obtener los resultados deseados en el mediano y largo plazo, es necesario integrar a lo anterior el análisis de la variabilidad ya que los parámetros de entrada son variables (la demanda y el tiempo de entrega), así como cambiantes en el tiempo. El uso de modelos de simulación entonces es adecuado. ¿Por qué? La simulación resulta de bastante utilidad cuando se quiere examinar la evolución de un sistema dadas unas condiciones y un conjunto de decisiones que se adoptan, en nuestro caso las que tienen que ver con la política de inventarios. De esta manera, la simulación desempeña un papel fundamental a la hora de determinar la robustez de los parámetros elegidos (qué tanto varían los resultados o qué tan sensibles son ante cambios en los parámetros de la política), así como permite desarrollar, entre otros, los siguientes objetivos:
Realizar análisis de escenarios que permitan evaluar el desempeño de la política ante eventualidades: escasez de materia prima, picos de demanda no pronosticados, pedidos especiales, aumento de precios, entre otros.
Observar cómo se comporta el sistema al variar los parámetros de la demanda, del tiempo de reabastecimiento, la capacidad de almacenamiento.
Hacer análisis estadísticos corriendo varias réplicas del modelo, ya que la demanda es aleatoria. Dependiendo de las necesidades, este análisis se puede ver reforzado con técnicas de Diseño de Experimentos (DE), con el fin de incrementar la robustez de la solución.
Por último, una de las grandes bondades de este tipo de simulaciones resulta en la posibilidad de comparar el desempeño de varias políticas de una manera cuantitativa. La comparación puede ser entre la política actual y la política propuesta. También puede compararse entre diferentes tipos de propuestas (sistemas de revisión continuos o periódicos, modelos basados en las políticas (S, T) o (Q, R), etc.) para el manejo de los inventarios. Finalmente se puede dar una combinación de las dos posibilidades anteriores, en donde se compara el sistema actual con un conjunto de diferentes modelos propuestos y se evalúa cual funcionaría mejor en caso de implementarse
TÉCNICAS CUANTITATIVAS
La ciencia administrativa ha desarrollado métodos de análisis y herramientas cuantitativas para la toma de decisiones objetivas.
Un factor importante que se debe considerar al seleccionar una herramienta de toma de decisiones es su grado de confiabilidad, ya que así la incertidumbre y el riesgo resultan menores.
Una relación de algunos elementos de apoyo cuantitativo en la toma de decisiones gerenciales es la siguiente:
- Matriz de resultados.
- Árboles de decisiones-
- Modelos de tamaños de inventarios.
- Programación lineal.
- Teoría de colas.
- Teoría de redes.
- La programación entera.
- La simulación.
- El análisis de markov.
Las herramientas cuantitativas como apoyo para la toma de decisiones tienen ventajas, como son, poder dividir problemas complejos en fragmentos menores que pueden ser diagnosticados fácilmente. Sin embargo, no es una fuente de decisiones y respuestas automáticas para todos los problemas que los gerentes enfrentan, se limita al estudio de elementos tangibles y no permite el análisis de factores cualitativos, como aspectos humanos, que no se pueden cuantificar.
EL SISTEMA DE INVENTARIOS:
Ayudan al control de los costos totales de inventario; estos enfoques pueden reducir exitosamente el costo total de comprar para almacenar, de llevar el inventario y de quedarse sin él.
Uno de los mayores problemas que se presentan para los directivos es determinar el nivel óptimo de inventarios.
No se deben hacer inventarios tan pequeños, ya que se pueden presentar problemas cuando se agote la demanda de algún bien.
Si se hacen pedidos muy altos estos requieren costos; como los de almacenamiento; que cubren costos de mantenimiento de inventario, renta, intereses e impuestos.
En una situación normal los niveles de inventarios varían con el tiempo.
Cuando una compañía ordena o recibe un envío el inventario se halla en el punto más alto, las ventas van vaciando el inventario hasta llegar a un nivel cero.
Los costos de pedido disminuyen con pedidos más grandes ya que se paga menores fletes.
En general lo que pretende el sistema de inventarios es ayudar a quien toma la decisión buscar el nivel optimo al ordenar o almacenar sus inventarios.
ADMINISTRACIÓN DEL INVENTARIO
Los inventarios mas comunes son los de: materias primas, productos en proceso y productos terminados.
La administración de los inventarios depende del tipo o naturaleza de la empresa, no es lo mismo el manejo en una empresa de servicios que en una empresa manufacturera.
También depende del tipo de proceso que se use: producción continua, órdenes específicas y montajes o ensambles.
En procesos de producción continua las materias primas se adquieren con anticipación y el producto terminado permanece poco tiempo en el inventario.
En procesos de órdenes específicas la materia prima se adquiere después de recibir el pedido o la orden y el producto terminada prácticamente se entrega inmediatamente después de terminado.En método de producción por proceso de montaje requiere, en general, mas inventarios de productos en proceso que los sistemas continuos pero menos que los procesos por órdenes.
COSTOS DEL INVENTARIO.
La meta de la administración de inventarios consiste en proporcionar los inventarios que se requieren para mantener las operaciones al mas bajo costo posible.
Costos totales del inventario:
A.- Costos de mantenimiento
Comprende los costos de almacenamiento, de capital y de depreciación ( mermas y desusos ).
Para determinarlo se debe calcular primero el costo porcentual por año por el mantenimiento
Para su cálculo debemos tomar en cuenta lo siguiente:
Inventario promedio = A = unidades por orden / 2 = (S/N)/2
S = unidades que se van a comprar todo el año
N = el número de compras que se hacen
P = precio de compra
C = costo porcentual por año por el mantenimiento del inventario.
Para calcular C se toman todos los costos como son: costos de financiamiento ( costo de capital * inversión promedio en el inventario ), almacenamientos, seguros, mermas, . Estos se suman y se dividen entre la inversión promedio del inventario ( A*P ).
METODOLOGÍA DE SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES.
Para la selección de Proveedores la Comisión Evaluadora sigue las siguientes pautas, teniendo en cuenta que la documentación que se solicita al proveedor se actualiza anualmente.
Solicitar al proveedor aspirante el diligenciamiento del FQ/SA-289, anexando a éste la información complementaria requerida, en la página No. 2 se registra la información de la visita a las instalaciones del proveedor teniendo en cuenta los siguientes criterios:
Criterios de calidad: verificación de la certificación del sistema de gestión de calidad o si está en proceso de implementación, política de calidad, mapa de procesos, infraestructura, capacidad de producción, nivel de tecnología, capacitación del personal, etc.
Criterios en control y seguridad: verificación de la certificación del sistema de gestión en control y seguridad o si está en proceso de implementación (si aplica para empresas que conformen la cadena logística del BASC), sino requiere la certificación BASC, como mínimo aplicación de criterios de seguridad física como por ejemplo: política de seguridad, análisis de riesgos, controles de acceso, planes de contingencia y seguridad, plan de capacitación, etc.
Criterios de seguridad y salud ocupacional: verificación de la certificación del sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional o si está en proceso de implementación, programa de salud ocupacional o como mínimo cronograma de actividades de salud ocupacional, panorama de factores de riesgos, COPASO vigente, actividades realizadas de medicina preventiva y del trabajo, plan de capacitación, etc.Con el FQ/SA-289 diligenciado por el proveedor y la documentación anexa a éste, la Comisión Evaluadora procede a evaluar al proveedor de acuerdo a las características o parámetros establecidos para el tipo de producto que se desea comprar, para esto utiliza como herramienta de ayuda el FQ/SA-284, donde se encuentran las características a evaluar con la puntuación máxima que puede obtener cada una de ellas, éste se debe actualizar cada vez que ingrese un proveedor nuevo y anualmente a proveedores actuales. También se verifica que el proveedor y/o Representante Legal no estén incluidos en la Lista Clinton, en el caso que se encuentre en la lista se informa a la Jefatura Nacional de Compras.
Criterios adicionales que se tienen en cuenta para selección de Proveedores:
Criterios de tipo estratégico: Tienen que ver con el cliente y las exigencias del mercado (certificaciones de sistemas de gestión, gerencia de servicio al cliente, procesos documentados y su control, plan estratégico entre otros).
Criterios de tipo técnico: Indica la infraestructura del proveedor y la seguridad de la misma, capacidad de producción y asesoría (nivel de tecnología, equipos, capacidad del factor humano, niveles de capacitación, etc.).
Criterios de tipo financiero: Indica la solidez financiera del proveedor (capacidad de endeudamiento, índice de solidez, rotación de inventarios, capital de trabajo, etc.).
Criterios de tipo comercial: Análisis de las condiciones específicas de una negociación (precio, plazo, forma de pago, entrega, descuentos, listado de clientes actuales, etc.).
Proveedores de arrendamiento de vehículos blindados: para la prestación del servicio de escoltas, se debe solicitar la Licencia de autorización vigente expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.
Proveedores de mantenimiento de armas: se debe solicitar la licencia de funcionamiento vigente expedida las Fuerzas Militares de Colombia –Comando General, Departamento de Control, Comercio de Armas, Municiones y Explosivos.
Proveedores de servicio de Capacitación en Seguridad Privada: Se debe solicitar la Licencia vigente de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada de la Academia.Proveedores de Servicios de Salud Ocupacional y Medio Ambiente: Se debe solicitar el certificado de calibración para los equipos utilizados y licencia de los profesionales que prestan los servicios médicos de salud ocupacional.
La mayoría de las veces, el maximizar el nivel de servicio al cliente en términos de la disponibilidad de las diferentes referencias de producto es un objetivo en yuxtaposición con el de tratar de minimizar la inversión total en inventarios. ¿Qué hacer entonces? Este artículo pretende ofrecer una guía acerca del conjunto de consideraciones que es importante tener en cuenta a la hora de fijar una política de inventarios, así como las herramientas de investigación de operaciones aplicables durante este proceso de toma de decisiones. Sabemos que esta discusión le será de gran utilidad a usted y su negocio.
Un buen manejo o administración de un sistema de inventarios consiste, no solamente, en tener los productos en el momento y lugar requerido que permitan ofrecer el mayor nivel de servicio al cliente, sino también en lograr un equilibrio entre los costos de abastecimiento, de almacenamiento y de agotados. De esta manera, el objetivo de minimizar la sumatoria de los costos relacionados con la adquisición, mantenimiento de inventarios y procesamiento de los pedidos debe balancearse con el costo incurrido por la ocurrencia de agotados.
Consideraciones adicionales a la hora de establecer una política de inventarios en su empresa.
Sin embargo, el proceso no se detiene allí. Para obtener los resultados deseados en el mediano y largo plazo, es necesario integrar a lo anterior el análisis de la variabilidad ya que los parámetros de entrada son variables (la demanda y el tiempo de entrega), así como cambiantes en el tiempo. El uso de modelos de simulación entonces es adecuado. ¿Por qué? La simulación resulta de bastante utilidad cuando se quiere examinar la evolución de un sistema dadas unas condiciones y un conjunto de decisiones que se adoptan, en nuestro caso las que tienen que ver con la política de inventarios. De esta manera, la simulación desempeña un papel fundamental a la hora de determinar la robustez de los parámetros elegidos (qué tanto varían los resultados o qué tan sensibles son ante cambios en los parámetros de la política), así como permite desarrollar, entre otros, los siguientes objetivos:
Realizar análisis de escenarios que permitan evaluar el desempeño de la política ante eventualidades: escasez de materia prima, picos de demanda no pronosticados, pedidos especiales, aumento de precios, entre otros.
Observar cómo se comporta el sistema al variar los parámetros de la demanda, del tiempo de reabastecimiento, la capacidad de almacenamiento.
Hacer análisis estadísticos corriendo varias réplicas del modelo, ya que la demanda es aleatoria. Dependiendo de las necesidades, este análisis se puede ver reforzado con técnicas de Diseño de Experimentos (DE), con el fin de incrementar la robustez de la solución.
Por último, una de las grandes bondades de este tipo de simulaciones resulta en la posibilidad de comparar el desempeño de varias políticas de una manera cuantitativa. La comparación puede ser entre la política actual y la política propuesta. También puede compararse entre diferentes tipos de propuestas (sistemas de revisión continuos o periódicos, modelos basados en las políticas (S, T) o (Q, R), etc.) para el manejo de los inventarios. Finalmente se puede dar una combinación de las dos posibilidades anteriores, en donde se compara el sistema actual con un conjunto de diferentes modelos propuestos y se evalúa cual funcionaría mejor en caso de implementarse
TÉCNICAS CUANTITATIVAS
La ciencia administrativa ha desarrollado métodos de análisis y herramientas cuantitativas para la toma de decisiones objetivas.
Un factor importante que se debe considerar al seleccionar una herramienta de toma de decisiones es su grado de confiabilidad, ya que así la incertidumbre y el riesgo resultan menores.
Una relación de algunos elementos de apoyo cuantitativo en la toma de decisiones gerenciales es la siguiente:
- Matriz de resultados.
- Árboles de decisiones-
- Modelos de tamaños de inventarios.
- Programación lineal.
- Teoría de colas.
- Teoría de redes.
- La programación entera.
- La simulación.
- El análisis de markov.
Las herramientas cuantitativas como apoyo para la toma de decisiones tienen ventajas, como son, poder dividir problemas complejos en fragmentos menores que pueden ser diagnosticados fácilmente. Sin embargo, no es una fuente de decisiones y respuestas automáticas para todos los problemas que los gerentes enfrentan, se limita al estudio de elementos tangibles y no permite el análisis de factores cualitativos, como aspectos humanos, que no se pueden cuantificar.
EL SISTEMA DE INVENTARIOS:
Ayudan al control de los costos totales de inventario; estos enfoques pueden reducir exitosamente el costo total de comprar para almacenar, de llevar el inventario y de quedarse sin él.
Uno de los mayores problemas que se presentan para los directivos es determinar el nivel óptimo de inventarios.
No se deben hacer inventarios tan pequeños, ya que se pueden presentar problemas cuando se agote la demanda de algún bien.
Si se hacen pedidos muy altos estos requieren costos; como los de almacenamiento; que cubren costos de mantenimiento de inventario, renta, intereses e impuestos.
En una situación normal los niveles de inventarios varían con el tiempo.
Cuando una compañía ordena o recibe un envío el inventario se halla en el punto más alto, las ventas van vaciando el inventario hasta llegar a un nivel cero.
Los costos de pedido disminuyen con pedidos más grandes ya que se paga menores fletes.
En general lo que pretende el sistema de inventarios es ayudar a quien toma la decisión buscar el nivel optimo al ordenar o almacenar sus inventarios.
ADMINISTRACIÓN DEL INVENTARIO
Los inventarios mas comunes son los de: materias primas, productos en proceso y productos terminados.
La administración de los inventarios depende del tipo o naturaleza de la empresa, no es lo mismo el manejo en una empresa de servicios que en una empresa manufacturera.
También depende del tipo de proceso que se use: producción continua, órdenes específicas y montajes o ensambles.
En procesos de producción continua las materias primas se adquieren con anticipación y el producto terminado permanece poco tiempo en el inventario.
En procesos de órdenes específicas la materia prima se adquiere después de recibir el pedido o la orden y el producto terminada prácticamente se entrega inmediatamente después de terminado.En método de producción por proceso de montaje requiere, en general, mas inventarios de productos en proceso que los sistemas continuos pero menos que los procesos por órdenes.
COSTOS DEL INVENTARIO.
La meta de la administración de inventarios consiste en proporcionar los inventarios que se requieren para mantener las operaciones al mas bajo costo posible.
Costos totales del inventario:
A.- Costos de mantenimiento
Comprende los costos de almacenamiento, de capital y de depreciación ( mermas y desusos ).
Para determinarlo se debe calcular primero el costo porcentual por año por el mantenimiento
Para su cálculo debemos tomar en cuenta lo siguiente:
Inventario promedio = A = unidades por orden / 2 = (S/N)/2
S = unidades que se van a comprar todo el año
N = el número de compras que se hacen
P = precio de compra
C = costo porcentual por año por el mantenimiento del inventario.
Para calcular C se toman todos los costos como son: costos de financiamiento ( costo de capital * inversión promedio en el inventario ), almacenamientos, seguros, mermas, . Estos se suman y se dividen entre la inversión promedio del inventario ( A*P ).
METODOLOGÍA DE SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES.
Para la selección de Proveedores la Comisión Evaluadora sigue las siguientes pautas, teniendo en cuenta que la documentación que se solicita al proveedor se actualiza anualmente.
Solicitar al proveedor aspirante el diligenciamiento del FQ/SA-289, anexando a éste la información complementaria requerida, en la página No. 2 se registra la información de la visita a las instalaciones del proveedor teniendo en cuenta los siguientes criterios:
Criterios de calidad: verificación de la certificación del sistema de gestión de calidad o si está en proceso de implementación, política de calidad, mapa de procesos, infraestructura, capacidad de producción, nivel de tecnología, capacitación del personal, etc.
Criterios en control y seguridad: verificación de la certificación del sistema de gestión en control y seguridad o si está en proceso de implementación (si aplica para empresas que conformen la cadena logística del BASC), sino requiere la certificación BASC, como mínimo aplicación de criterios de seguridad física como por ejemplo: política de seguridad, análisis de riesgos, controles de acceso, planes de contingencia y seguridad, plan de capacitación, etc.
Criterios de seguridad y salud ocupacional: verificación de la certificación del sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional o si está en proceso de implementación, programa de salud ocupacional o como mínimo cronograma de actividades de salud ocupacional, panorama de factores de riesgos, COPASO vigente, actividades realizadas de medicina preventiva y del trabajo, plan de capacitación, etc.Con el FQ/SA-289 diligenciado por el proveedor y la documentación anexa a éste, la Comisión Evaluadora procede a evaluar al proveedor de acuerdo a las características o parámetros establecidos para el tipo de producto que se desea comprar, para esto utiliza como herramienta de ayuda el FQ/SA-284, donde se encuentran las características a evaluar con la puntuación máxima que puede obtener cada una de ellas, éste se debe actualizar cada vez que ingrese un proveedor nuevo y anualmente a proveedores actuales. También se verifica que el proveedor y/o Representante Legal no estén incluidos en la Lista Clinton, en el caso que se encuentre en la lista se informa a la Jefatura Nacional de Compras.
Criterios adicionales que se tienen en cuenta para selección de Proveedores:
Criterios de tipo estratégico: Tienen que ver con el cliente y las exigencias del mercado (certificaciones de sistemas de gestión, gerencia de servicio al cliente, procesos documentados y su control, plan estratégico entre otros).
Criterios de tipo técnico: Indica la infraestructura del proveedor y la seguridad de la misma, capacidad de producción y asesoría (nivel de tecnología, equipos, capacidad del factor humano, niveles de capacitación, etc.).
Criterios de tipo financiero: Indica la solidez financiera del proveedor (capacidad de endeudamiento, índice de solidez, rotación de inventarios, capital de trabajo, etc.).
Criterios de tipo comercial: Análisis de las condiciones específicas de una negociación (precio, plazo, forma de pago, entrega, descuentos, listado de clientes actuales, etc.).
Proveedores de arrendamiento de vehículos blindados: para la prestación del servicio de escoltas, se debe solicitar la Licencia de autorización vigente expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.
Proveedores de mantenimiento de armas: se debe solicitar la licencia de funcionamiento vigente expedida las Fuerzas Militares de Colombia –Comando General, Departamento de Control, Comercio de Armas, Municiones y Explosivos.
Proveedores de servicio de Capacitación en Seguridad Privada: Se debe solicitar la Licencia vigente de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada de la Academia.Proveedores de Servicios de Salud Ocupacional y Medio Ambiente: Se debe solicitar el certificado de calibración para los equipos utilizados y licencia de los profesionales que prestan los servicios médicos de salud ocupacional.
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